Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento de datos personales

La ASOCIACIÓN DE LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL CAUCA, identificada con NIT 800.108.425-4, cuya sigla es ACOPI SECCIONAL CAUCA, es una entidad sin ánimo de lucro de carácter asociativo y gremial, con domicilio principal en Popayán, departamento del Cauca, Colombia.

En adelante, para efectos de esta política, se denominará ACOPI Cauca.

ACOPI Cauca establece esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales para informar a los titulares sobre la forma en que recopila, utiliza, almacena, comparte, protege y, cuando corresponda, elimina sus datos personales.

Para asuntos relacionados con la protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través del correo electrónico acopicauca@gmail.com.

2. Objetivo y alcance

Esta política establece los criterios aplicables al tratamiento de datos personales en el desarrollo de las actividades institucionales de ACOPI Cauca y en la operación de sus canales de comunicación y atención digital.

Aplica a la información recopilada mediante el sitio web institucional, WhatsApp, formularios, inscripciones a eventos, solicitudes de información, comunicaciones con asociados y empresas, y otros canales que ACOPI Cauca habilite.

También comprende el tratamiento de información mediante aplicaciones y herramientas tecnológicas utilizadas para gestionar conversaciones, automatizar procesos, organizar solicitudes y mantener registros de atención.

Esta política se aplica a los titulares cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de ACOPI Cauca, independientemente de que sean asociados, representantes de empresas, empresarios, usuarios, proveedores, aliados o personas interesadas en las actividades institucionales.

3. Marco normativo

El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con:

• La Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
• El Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Las disposiciones aplicables del Decreto 1074 de 2015.
• Las instrucciones y disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
• Las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan las anteriores.

ACOPI Cauca respetará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, así como los demás principios y obligaciones previstos en la normativa vigente.

4. Datos personales objeto de tratamiento

Según la interacción de cada persona con ACOPI Cauca, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:

4.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Número de teléfono.
• Dirección de correo electrónico.
• Otros datos de contacto suministrados voluntariamente y necesarios para atender la solicitud.

4.2. Información de comunicaciones

• Mensajes enviados y recibidos a través de WhatsApp.
• Consultas, solicitudes, respuestas y comentarios.
• Historial de conversaciones y registros necesarios para dar continuidad a la atención.

4.3. Información empresarial y de asociados

• Nombre de la empresa u organización.
• Información de contacto empresarial.
• Datos de representantes o personas de contacto.
• Información relacionada con la vinculación o interacción con ACOPI Cauca, cuando resulte pertinente.

4.4. Información sobre servicios, solicitudes y eventos

• Consultas y requerimientos.
• Temas de interés relacionados con los servicios institucionales.
• Datos suministrados para inscripciones, capacitaciones, reuniones y eventos.
• Información necesaria para confirmar asistencia, comunicar novedades y realizar seguimiento.

4.5. Datos técnicos y operativos

Cuando estén disponibles para ACOPI Cauca, podrán tratarse identificadores de conversación, estados de entrega de mensajes, registros de actividad y otros datos técnicos necesarios para la operación, seguridad y seguimiento de los canales digitales.

ACOPI Cauca procurará recolectar únicamente los datos pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.

La organización no solicitará intencionalmente datos sensibles para las finalidades ordinarias de atención descritas en esta política. Cuando una actividad específica requiera el tratamiento de datos sensibles, se aplicarán las garantías y condiciones previstas en la legislación colombiana.

Los datos de niños, niñas y adolescentes no se solicitarán como parte de la atención ordinaria, salvo que exista una finalidad legítima y se cumplan las garantías especiales previstas por la ley.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Atender y responder consultas, solicitudes, preguntas y requerimientos de usuarios, asociados y empresas.
• Proporcionar información sobre los servicios, programas, actividades e iniciativas institucionales de ACOPI Cauca.
• Comunicar información sobre eventos, capacitaciones, reuniones, convocatorias y otras actividades de interés institucional.
• Gestionar inscripciones, registros, confirmaciones de asistencia y comunicaciones relacionadas con eventos.
• Administrar y mantener la relación con asociados, empresas, aliados, proveedores y personas interesadas.
• Realizar seguimiento a las solicitudes y conservar los registros necesarios para garantizar la continuidad de la atención.
• Enviar comunicaciones institucionales, informativas y comerciales relacionadas con las actividades de ACOPI Cauca, conforme a las autorizaciones requeridas y las preferencias de los destinatarios.
• Gestionar los mensajes recibidos y enviados mediante WhatsApp Cloud API.
• Automatizar actividades de clasificación, organización, asignación y seguimiento de conversaciones.
• Utilizar herramientas de automatización e inteligencia artificial para apoyar la atención, generar respuestas y facilitar la gestión de consultas, cuando estén habilitadas.
• Organizar registros operativos, elaborar estadísticas y mejorar los procesos de atención, preferiblemente mediante información anonimizada cuando sea viable.
• Atender obligaciones legales, requerimientos de autoridades competentes y reclamaciones relacionadas con los servicios prestados.
• Proteger la seguridad de los sistemas, prevenir usos indebidos y gestionar incidentes que puedan afectar la información.
• Desarrollar actividades de fortalecimiento empresarial, formación, asistencia técnica, innovación, productividad y competitividad dirigidas al sector de las micro, pequeñas y medianas empresas, de acuerdo con el objeto institucional de ACOPI Cauca.

Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con las informadas en esta política. Cuando una nueva finalidad requiera autorización adicional, ACOPI Cauca la solicitará conforme a la ley.

6. Autorización para el tratamiento

Cuando la legislación lo exija, ACOPI Cauca solicitará autorización previa, expresa e informada al titular para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan consultar y conservar evidencia de su otorgamiento.

El envío voluntario de un mensaje a través de WhatsApp permitirá utilizar la información necesaria para gestionar y responder la solicitud dentro de los límites legales. Sin embargo, iniciar una conversación no constituye automáticamente una autorización general para recibir publicidad o comunicaciones comerciales futuras de cualquier naturaleza.

Cuando corresponda, el titular podrá aceptar o rechazar las finalidades adicionales que requieran autorización específica.

7. Tratamiento de datos mediante WhatsApp Cloud API

ACOPI Cauca podrá utilizar WhatsApp Cloud API, servicio de Meta, para recibir, gestionar y enviar mensajes relacionados con la atención de usuarios, asociados, empresas y demás personas interesadas.

Durante el funcionamiento de este canal, podrán procesarse los datos de contacto del usuario, el contenido de sus mensajes, los identificadores de conversación y los registros técnicos necesarios para gestionar las interacciones.

El uso de WhatsApp está sujeto también a las condiciones, políticas de privacidad y términos aplicables de Meta y WhatsApp.

ACOPI Cauca utilizará este canal para las finalidades institucionales informadas en esta política y adoptará medidas razonables para limitar el acceso a la información a las personas y proveedores que la necesiten para prestar el servicio.

8. Herramientas tecnológicas, automatización e inteligencia artificial

ACOPI Cauca podrá utilizar plataformas tecnológicas de mensajería, administración de conversaciones, automatización de procesos, almacenamiento de información, gestión de contactos y relaciones con usuarios, así como herramientas de inteligencia artificial para apoyar la atención digital.

Estas herramientas podrán intervenir en la recepción, organización, procesamiento, almacenamiento y respuesta de mensajes, así como en la gestión y seguimiento de solicitudes, inscripciones, consultas y comunicaciones institucionales.

Cuando sea necesario para prestar estos servicios, los datos personales podrán ser tratados por proveedores tecnológicos que actúen por cuenta de ACOPI Cauca o bajo el rol que legalmente les corresponda. El acceso a la información deberá limitarse a las finalidades autorizadas y a las funciones necesarias para prestar los servicios correspondientes.

ACOPI Cauca procurará establecer las medidas contractuales, técnicas y administrativas pertinentes para proteger la información personal, preservar su confidencialidad y atender las obligaciones legales aplicables, incluidas las relacionadas con la transmisión o transferencia internacional de datos cuando corresponda.

Cuando se utilicen herramientas de inteligencia artificial, los mensajes y demás información pertinente podrán procesarse para generar respuestas, clasificar consultas y facilitar la atención. Estas herramientas se utilizarán para las finalidades informadas en esta política y no deberán emplearse para finalidades incompatibles con ellas.

La organización mantendrá información actualizada sobre las categorías de proveedores que intervienen en el tratamiento y revisará esta política cuando se produzcan cambios relevantes en sus servicios o prácticas de tratamiento.

9. Transmisión y transferencia de datos

Los datos personales podrán ser transmitidos a proveedores que presten servicios tecnológicos, de mensajería, almacenamiento, automatización, alojamiento, soporte, administración de conversaciones o gestión de clientes.

Cuando corresponda, también podrán comunicarse a autoridades competentes en cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos válidos.

Si algún proveedor almacena o procesa información fuera de Colombia, ACOPI Cauca verificará el régimen jurídico aplicable a las transmisiones o transferencias internacionales y adoptará las medidas necesarias conforme a la legislación colombiana.

ACOPI Cauca no comercializará bases de datos personales. Cualquier comunicación adicional de información deberá contar con una base jurídica válida.

10. Conservación, almacenamiento y supresión de la información

ACOPI Cauca conservará los datos personales durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas, considerando la naturaleza de la información, la relación con el titular, las obligaciones legales y contractuales aplicables y las necesidades legítimas de la organización.

Para determinar los periodos de conservación se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. Datos de contacto y conversaciones: se conservarán durante el tiempo necesario para atender las consultas, solicitudes y comunicaciones, realizar su seguimiento y mantener los registros necesarios para la gestión institucional.
2. Datos de asociados y relaciones empresariales: se conservarán durante la vigencia de la relación institucional o contractual y posteriormente durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contractuales, administrativas o reclamaciones.
3. Datos de inscripciones y eventos: se conservarán durante la organización, ejecución y seguimiento de las actividades, y posteriormente por el tiempo necesario para cumplir obligaciones administrativas, legales o contractuales.
4. Autorizaciones y evidencias del tratamiento: se conservarán durante el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la autorización, las finalidades y el tratamiento de los datos personales.
5. Documentos y registros sujetos a obligaciones legales de conservación: se mantendrán durante los plazos establecidos en las disposiciones legales aplicables.

Una vez desaparezcan las finalidades del tratamiento y no exista un deber legal o contractual que justifique la conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a las medidas correspondientes.

La eliminación de información se gestionará en los sistemas bajo el control de ACOPI Cauca y, cuando corresponda, mediante solicitudes a los proveedores tecnológicos que intervengan en el tratamiento.

Las copias de respaldo y registros técnicos se gestionarán de acuerdo con los ciclos de conservación y eliminación aplicables, evitando que los datos suprimidos vuelvan a utilizarse para finalidades no autorizadas.

La conservación de información no se extenderá indefinidamente y deberá responder a criterios de necesidad, finalidad y cumplimiento normativo.

11. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
3. Conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento de su información.
5. Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez se haya agotado el trámite correspondiente ante el responsable, cuando resulte aplicable.

Estos derechos se ejercerán conforme a los requisitos, términos y excepciones previstos en la normativa vigente.

12. Procedimiento para ejercer los derechos

Las consultas, solicitudes de actualización, corrección, revocatoria y eliminación de datos personales podrán enviarse al siguiente correo electrónico:

acopicauca@gmail.com

Se recomienda incluir en el mensaje el asunto correspondiente, por ejemplo: “Consulta de datos personales”, “Reclamo sobre tratamiento de datos” o “Solicitud de eliminación de datos”.

La solicitud deberá contener:

• Nombre del titular.
• Medio de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la solicitud.
• Información que permita identificar razonablemente los datos o la interacción objeto de la solicitud.
• Documentos de representación, cuando sean necesarios.

ACOPI Cauca podrá solicitar información adicional razonable para verificar la identidad del solicitante y proteger los datos personales frente a accesos no autorizados.

12.1. Consultas

Las consultas formuladas por los titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de este término, ACOPI Cauca informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida. En ningún caso el plazo de respuesta podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del término inicial.

12.2. Reclamos

Los reclamos relacionados con la actualización, corrección, supresión de datos o presuntos incumplimientos de las obligaciones legales serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de este término, ACOPI Cauca informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido. En ningún caso el plazo de respuesta podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del término inicial.

Si el reclamo está incompleto, ACOPI Cauca requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo, conforme a la ley.

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda dentro del término legal e informará al interesado.

12.3. Revocatoria de la autorización y supresión de datos

Los titulares podrán solicitar la revocatoria de la autorización y la supresión de sus datos personales cuando legalmente proceda.

La solicitud será evaluada teniendo en cuenta las finalidades del tratamiento, las obligaciones legales o contractuales de conservación y las excepciones previstas en la legislación colombiana.

Cuando la información se encuentre distribuida entre diferentes herramientas, se gestionará la eliminación en los sistemas bajo el control de ACOPI Cauca y, cuando corresponda, ante los proveedores que la procesen por cuenta de la organización.

La eliminación de información de los sistemas de ACOPI Cauca no garantiza por sí sola la eliminación de datos que permanezcan bajo el control independiente de Meta u otros proveedores. En esos casos, el titular podrá ejercer sus derechos directamente ante el proveedor respectivo.

El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACOPI Cauca, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

13. Seguridad de la información

ACOPI Cauca adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso, uso o divulgación no autorizados.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, administración de credenciales, asignación de permisos, protección de sistemas, copias de respaldo y procedimientos de respuesta a incidentes, de acuerdo con los riesgos y las características del tratamiento.

El acceso a conversaciones, registros y demás información se limitará a las personas autorizadas que lo necesiten para cumplir sus funciones.

ACOPI Cauca procurará que sus proveedores tecnológicos mantengan condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad respecto de la información que procesen.

Ninguna medida de seguridad garantiza la eliminación absoluta de los riesgos asociados al uso de sistemas digitales y redes de comunicación.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web https://acopicauca.org/ podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, mejorar la experiencia de navegación o integrar servicios externos.

Las tecnologías efectivamente utilizadas, sus finalidades y las opciones de configuración dependerán de las herramientas instaladas en el sitio web.

Si se utilizan herramientas de analítica, publicidad o seguimiento que recopilen datos personales, ACOPI Cauca deberá proporcionar la información correspondiente y habilitar los mecanismos de información, consentimiento o configuración que resulten exigibles.

15. Enlaces a terceros

El sitio web y los canales digitales de ACOPI Cauca podrán incluir enlaces a plataformas externas.

El tratamiento de datos realizado directamente por dichas plataformas estará sujeto a sus respectivas políticas y condiciones, sin perjuicio de las obligaciones que legalmente correspondan a ACOPI Cauca.

Se recomienda a los usuarios consultar las políticas de privacidad de los servicios externos antes de proporcionarles información personal.

16. Modificaciones de la política

ACOPI Cauca podrá actualizar esta política cuando se produzcan cambios en sus procesos, finalidades, herramientas tecnológicas, proveedores o requisitos legales.

La versión vigente estará disponible en el sitio web institucional:

https://acopicauca.org/politica-de-privacidad/

Cuando los cambios requieran una nueva autorización o una comunicación adicional a los titulares, se adoptarán las medidas correspondientes conforme a la normativa aplicable.

17. Contacto institucional

Para consultas, solicitudes, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse con:

Esta política se interpretará y aplicará de conformidad con la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.